تاثیر کرونا بر بازار کار ایران و چند واقعیت مهم

چگونه اسناد و مدارک اداری را بایگانی کنیم؟

مقدمه

هرچند که در عصر تکنولوژیکی زندگی می کنیم اما هنوز زمان هایی وجود دارد که باید برای پیش بردن بعضی از پروسه های کاری به نسخ کاغذی رجوع کرد. بنابراین مقوله بایگانی اسناد و مدارک به صورت فیزیکی یکی از مهم ترین اقداماتی می باشد که در هر سازمان یا ارگانی ممکن است بشمار آید.

یک کسب و کار سودآور و کارآمد به این بستگی دارد که چگونه می توانید اسناد و مدارک خود را مدیریت کنید و یکی از جنبه های مدیریت مؤثر اسناد، بایگانی و آرشیو آن ها  می باشد. اگر در مورد نحوه رسیدگی به روند بایگانی سوابق خود بی نظم باشید، به کندی در کار روزانه، مسائل حقوقی و مشتریان ناراضی منجر می شود.

ما قصد داریم  در این مقاله در مورد ذخیره سازی اسناد به صورت بایگانی ریلی صحبت کنیم و بهترین راه های ذخیره کاغذ و اسناد  خود را به شما نشان دهیم تا بتوانید با آگاهی از امنیت آنها، آرامش خاطر داشته باشید. بنابراین بهترین روش برای ذخیره اسناد شما چیست؟ قبل از اینکه به این سؤال پاسخ دهیم، اجازه دهید در مورد این مسئله که در وهله اول مهم است صحبت کنیم.

بایگانی اسناد، مدارک و پرونده ها

یکی از اولین و مهم ترین جنبه های ذخیره سازی فایل، تعیین نوع پرونده است. برای صاحبان مشاغل، این مهم است. سه نوع پرونده وجود دارد: فعال، غیرفعال و بایگانی.

 پرونده های فعال پرونده هایی هستند که در حال حاضر در مشاغل مورد استفاده قرار می گیرند و به راحتی در دسترس کارمندان و کارفرمایان قرار می گیرند. پرونده های فعال باید دارای یک محل ذخیره اختصاصی در محل کار باشند و برای جلوگیری از هرگونه سرقت یا از بین رفتن اسناد و مدارک باید در یک منطقه امن نگهداری شوند.

پرونده های غیرفعال باید از قسمت های کاری به انبار اختصاص داده شده به پرونده های غیرفعال منتقل شوند. پرونده های غیرفعال نیاز به یک محیط کنترل شده با دمای و رطوبت تنظیم شده و محافظت در برابر سیل، آفات و نور دارند تا بتوان آن ها را حفظ کرد.

پرونده های بایگانی پرونده هایی هستند که غیرفعال هستند اما دارای ارزش هستند. این نوع پرونده به بالاترین میزان مراقبت نیاز دارد و حفظ آن یک ضرورت است. پرونده های بایگانی شده باید در اولین مرحله ممکن به یک منطقه ذخیره سازی اختصاص داده شده منتقل شوند. صرف نظر از وضعیت پرونده، همه پرونده ها برای حفظ و محافظت نیاز به رسیدگی دقیق دارند.

همان طور که می دانیم بایگانی، فرآیند انتقال پرونده هایی است که برای مدت طولانی ممکن است از آن ها استفاده نشود. پرونده های بایگانی شده هنوز برای سازمان ها مهم هستند و ممکن است به عنوان مرجع در آینده مورد نیاز باشند یا باید برای انطباق نظارتی حفظ شوند. بایگانی ها باید ایندکس شده و قابل جستجو باشند تا پرونده ها به راحتی در آن جای گرفته و بازیابی شوند.

به عنوان بخشی از چرخه حیات اطلاعات، بایگانی یک مرحله نهایی مهم است. این امر به ویژه برای مشاغلی مانند دادگاه ها، حسابداری و امور مالی بسیارحائز اهمیت می باشند.

گرچه بیشتر شرکت ها در کار روزانه خود سعی در کاهش حجم اسناد کاغذی دارند، اما اغلب از چنین اسنادی نمی توان به طور کامل اجتناب کرد. با گذشت زمان، حجم اسناد، که باید به دلایل تجاری یا حقوقی بایگانی شوند به حدی افزایش می یابد که لازم است یک بایگانی سازمان یافته اسناد کاغذی ایجاد شود.

بیشترین چالش هایی که در بایگانی و نگهداری اسناد با آن ها روبرو هستیم: 

•       کمبود فضای کافی برای بایگانی اسناد
•      کمبود کادر مجرب برای مدیریت بایگانی
•      مستندات بی نظم و سوابق ناکافی از مواد مستند و دوره های ذخیره سازی
•      جستجوهای طولانی و غالباً ناموفق در اسناد فیزیکی 

ادامه مقاله ...

منبع: www.ozhanco.com