ایجاد انگیزه در کارمندان از وظایف مهم مدیر به شمار می آید

کارمندان به طور متوسط روزانه حدودا هفت تا نه ساعت پشت میز می نشینند و شرکت ها برای این زمان حقوق پرداخت می کنند. ولی در اغلب اوقات، نتیجه ی کار انجام شده با زمان صرف شده منطبق نمی شود. کارمند نمونه ای که تصور می شود بسیار پربازده است گاهی یکی از بدترین متخطیان از آب در می آید.

مدیرانی که در جهت شکوفاشدن استعدادها و توانایی ها و خلاقیت کارمندان می کوشند در مقایسه با سایر مدیران موفق ترند.

ایجاد انگیزه در کارمندان از وظایف مهم مدیر به شمار می آید. ‌ارتقای عملکرد کارمندان، افزایش کیفیت کار و بازدهی آنان و ایجاد غرور از اهداف مهم مدیر محسوب می شود.‌ کارمندانی که در محیط کار به آنان انگیزه داده می‌شود، احساس غرور می کنند. با روش های زیر می توان در محیط کار انگیزه ایجاد کرد:

به همین منوال، فهرستی از گام هایی که باید جهت بهبود کارآیی، تعهد و بهره وری در محل کار برداشته شود، در ادامه آورده شده است. برخی از آنها شاید خیلی منطقی به نظر نرسند ولی کارفرمایان در خواهند یافت که پیروی از آنها می تواند منجر به شادتر شدن محل کار و افزایش بازگشت سرمایه (ROI) شود.

1- محیط کار خوبی را برای کارمندان ایجاد کنید.

با انگیزه دادن به کارمندان می توانید محیط کار خوب ایجاد کنید. فرانترکمن می‌ گوید: «در صورتی که به نیازهای کارمندان توجه کنید، می توانید در آنان انگیزه ایجاد کنید.» شرکت والت دیزنی محیط کاری خوبی را برای کارمندان ایجاد کرده است. تهیه بلیت های سینما و تئاتر با تخفیف، انجام خدمات بانکی شخصی کارمندان، ایجاد مهدکودک برای فرزندان کارمندان و پرداخت مساعده و وام از جمله کارهای آن شرکت است. مدیران والت دیزنی به این نتیجه رسیده اند که با پاسخگویی به نیازهای کارمندان می توان در آنان انگیزه ایجاد کرد و درنتیجه آنان وفادار می شوند.

2- در مورد محدویت های مربوط به اینترنت سختگیر نباشید.

اغلب اوقات، کارفرمایان استفاده از اینترنت را بیش از حد محدود می کنند. شاید اینکه کامپیوترهای شرکت ممکن است مورد سوء استفاده قرار گیرند آنقدرها هم ترسناک نباشید. به هر حال حقیقت این است که با توجه به میزان منابع آنلاین موجود، اگر کارمندان مجاز به استفاده ی آزادانه و از طرف کارفرمایان پیش بینی نشده از اینترنت باشند، بیشتر کارها می توانند به صورت کارآمدتری به انجام برسند.

بهترین مثال می تواند استفاده از شبکه های اجتماعی باشد که بیشتر مواقع برای هدفی تجاری و مجاز مورد استفاده قرار می گیرند. بازاریابی در شبکه های اجتماعی روز به روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود زیرا به ترقی تجارت ها و کارمندان کمک می کند و نیز شرکت همواره در زمینه ی آخرین حرکات رقبا به روز می ماند.

با این حال، امروزه بیشتر کارفرمایان به کارمندان اجازه ی استفاده از پایگاه های اجتماعی را نمی دهند. مسئله همیشه فیس بوک نیست. کارمندان می توانند از فیس بوک استفاده نکنند و باز هم کارایی شان صفر باشد یا برعکس متخصص شبکه های اجتماعی باشند و بازدهی فوق العاده داشته باشند.

3- همه را در کارها دخالت دهید.

دخالت کارگران و کارمندان رده های مختلف در تصمیم گیری، در افزایش انگیزه، بازدهی و سود، نقش مهمی ایفا می کند. کارگروهی بهترین راه دخالت دادن کارمندان است. کارگروهی بازدهی و توان کارمندان را افزایش می دهد.

در صنایع غذایی سون ویل حداکثر بازدهی وجود دارد. تقریباً  90درصد نیروی کار در تصمیم گیری های شرکت دخالت دارند. بنابر گزارش والف استید، مدیر اجرایی آن شرکت با اعمال این سیاست، بازدهی شرکت از سال 1986 تاکنون 50 درصد افزایش یافته و کارگروهی تأثیر مثبتی در روحیه کارمندان داشته است.

4- به طور منظم بازدهی و فعالیت کلی کارمندان را سنجش کنید.

از یک جهت، سنجش بازدهی به منظور افزایش ROI، شبیه به داده های فروش و بازاریابی است. جهت افزایش تعداد نشانه های راهنما (leads)، باید از شمردن آنها شروع کرد. اگر مایلید فروش تان افزایش یابد، اطلاع از منابع کنونی فروش امری ضروری است. تفکیک کل فرایند کار با مشتریان به مراحل کوچک تر، تجزیه و تحلیل هر گام یا مرحله و آزمایش اصلاحات و بهبودها در کار همگی باعث افزایش ROI می شوند.

این مسئله در مورد مدیریت کارمند- عملکرد نیز صادق است. به منظور اعمال بهبود کلی در ساختار، باید تصویری کلی از آن داشته باشید- حتی اگر بتوانید سوابقی ثبت شده برای اعمال مقایسه در دست داشته باشید بسیار بهتر خواهد بود. از این طریق مدیران قادر خواهند بود تا سوالاتی از این دست بپرسند: «خرداد امسال اوضاع شرکت در مقایسه با خرداد فلان سال که در دفتر متفاوتی کار می کردیم چطور است؟» یا «تیم فروش شهرستان در حال حاضر در مقایسه با ماه گذشته که فهرست حقوق کمتری داشتیم، روزانه چند ساعت بازدهی دارد؟» 

به عبارت دیگر به منظور بهبود بازدهی، باید ابتدا اعداد گزارش شده در دسترس قرار گیرند تا بتوان تشخیص داد که دقیقا چه چیزی باید بهبود داده شود.

ثبت استفاده از وب سایت ها و اپلیکیشن ها می تواند به شرکت ها کمک کند تا بتوانند سطوح بهره وری را زیر نظر داشته و همزمان مطمئن باشند که به درستی مدیریت و اداره می شوند. نوعا دیده می شود که وقتی کارفرمایان در نظارت بر استفاده از اینترنت سختگیر نیستند، فضایی شفاف و پر از اعتماد به وجود می آید. مدیران با رویکرد «آی مچت را گرفتم!» بلکه باید با رویکرد تشخیص گرایشان کلی و یافتن راه های بهبود بهره وری با این مسئله برخورد کنند.

ایجاد انگیزه در کارمندان از وظایف مهم مدیر به شمار می آید

5- توانایی در مهارت های فرد را افزایش دهید.

آموزش در فرد انگیزه ایجاد می‌کند و بازدهی و خلاقیت را افزایش می دهد. در یک شرکت، تمامی کارمندانی که با مشتریان سروکار دارند،‌ یک دوره آموزشی 6 ماهه را قبل از پاسخگویی به اولین تلفن می گذرانند. یادگیری هرگز متوقف نمی شود و امتحان دادن در سراسر زندگی کاری ادامه دارد. در شرکتی  هر 6 ماه یکبار از مشتریان نظرخواهی می شود و نقاط ضعف و قوت هر فردی به او اعلام می شود. در مواردی که افراد به آموزش نیاز داشته باشند، کتاب ها و یا کلاس هایی که به ارتقای کار فرد کمک می کند،‌ به او معرفی می شود.

برنامه آموزشی و ارتقای دانش، انگیزه و بازدهی افراد را افزایش می دهد و شکست را به حداقل می رساند. بنابردلایل بسیار زیادی، آموزش و ارتقای دانش کارمندان نتایج بسیار خوبی دربردارد. کارمندانی که دوره های آموزشی را می گذرانند، تواناتر و مسلط ترند و نظارت و کنترل بر کار آنان کمتر می‌شود ؛ درنتیجه مدیر به‌جای کنترل کار کارمندان می‌تواند به کارهای مهم‌تری بپردازد. آنان توانایی و تسلط بیشتری در پاسخگویی به نیازها و سؤالات مشتریان دارند. در نتیجه این امر وفاداری مشتریان را به دنبال دارد. کارمندانی که کار را می شناسند در  آن تسلط دارند، راضی‌ترند و کمتر شکایت می‌کنند و انگیزه قوی تری دارند. در نهایت روابط کارمندان و مدیر بهتر می شود.

6- اهداف تان را تعیین کنید و از نتایج برای ترقی کارمندان استفاده کنید.

زمانی که مدیران، یک سیستم سنجش راه اندازی می کنند، باید درک کاملی از وضعیت جاری شرکت شان داشته باشند و پس از آن مقررات و انتظارات را تنظیم کنند. مثلا اگر کسی 7 ساعت صرف ایمیل ها و اپلیکیشن های آفیس و یک ساعت را صرف امور شخصی خود در اینترنت می کند، می تواند به عنوان کارمند پربازده در نظر گرفته شود. تشخیص این موضوع در واقع به مدیریت بستگی دارد و به همین دلیل است که بهتر است این راهبردها متناسب با هر دپارتمان شرکت و یا شرکت به عنوان یک مجموعه ی کلی تنظیم شوند.

مدیران باید اهداف و پیشرفت ها را دقیقا مانند هر شاخص کلیدی عملکرد حساس دیگری به صورت مرتب بازبینی کنند. مثلا اهداف می توانند شامل این موارد باشند: 10درصد افزایش در فروش، 10 درصد رضایت در زمینه ی پشتیبانی و 5 درصد زمان کمتر برای وبسایت های تفریحی. برنامه ای نیز برای مشاوره گرفتن در محل کار برای کارمندانی که به علت عدم بازدهی از کار عقب افتاده اند باید وجود داشته باشد. عدم بازده کارمند ممکن است در نتیجه ی بیش از اندازه وقت صرف کردن در سایت های غیرمرتبط با کار و یا تعداد بالای موارد حواس پرت کن در محل کار باشد. 

حالا خواه محل کار دفتر کار عادی باشد حواه یک آفیس خانگی. کارفرمایان می توانند با تشخیص حوزه های چالش برانگیز به کارمندان کمک کنند تا تمامی توانایی های بالقوه شان شکوفا شده و تبدیل به نیروهایی حرفه ای شوند نه اینکه آنها را به حال خود رها کنند و فقط  هزینه های گردش های مالی را بپردازند.

گذشته از اینها، با خدماتی ویژه، کارمندان قادر خواهند بود بر عملکرد شخصی خودشان نظارت داشته و برای حل هر مشکلی به خود اعتماد داشته و روی پای خود بایستند. وقتی کارمندان بدانند که زمان دقیقا به چه علتی تلف شده است، تمرکز بر از میان برداشتن آن عامل حواس پرتی آسان تر خواهد بود. در نهایت، نتایج مانند منوی یک بازی کامپیوتری برای کارمند عمل خواهد کرد. «امروز چقدر بازدهی داشتم؟ آیا رکورد دیروز را شکستم؟»

7- از تلاش های کارمندان قدردانی کنید.

مارک تواین می گوید: «من با یک تعریف خوب، 2 ماه زندگی می کنم.» تأیید و قدردانی از افراد، روش بسیار مؤثری برای ایجاد انگیزه است. از عملکرد موفق همکاران تشکر کنید و در مواردی هدایای نقدی و غیرنقدی به آنان اهدا کنید.

8- کارهای کارمندان را به طور منظم ارزیابی کنید.

ارزیابی پیشرفت کارمندان، آخرین مرحله سیستم غرور است. هدف اصلی ارزیابی، تعیین پیشرفت کارمندان و عوامل ایجاد آن، بررسی نقاط ضعف و مشکلات و طراحی و برنامه ریزی راه های موفقیت است. برای مثال برای افزایش کیفیت کار، باید تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز تهیه شود. کارمندانی که دوره‌های آموزشی را می گذرانند با غرور و افتخار در راستای اهداف سازمان کار می ‌کنند.

9- زمان استراحت مغز را به حساب بیاورید.

شناخت و اطلاع از بازدهی شرکت و نظارت بر آن به منظور سالم نگه داشتن شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است ولی در کنار آن مدیران باید این واقعیت را که همه انسان هستند و اینکه همه بعضی وقت ها به استراحت نیاز دارند، هم تصدیق کنند. ثابت شده است که زمان های کوتاه برای استراحت (و تعطیلی ها) به عملکرد بهتر مغز کمک می کنند. درنتیجه، کمی آزادی عمل دادن به کارمندان در انجام امور شخصی وقتی که دارند با کامپیوتر شرکت کار می کنند، کاملا منطقی و به نفع کل مجموعه است.