شروع کار با اکسس
در درس قبل با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم .
آغاز كار با اكسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اكسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.
با وارد شدن به محیط اكسس با پنجره ای مانند شكل 21 ظاهر می شود كه به شما امكان می دهد تا آنچه را كه می خواهید انجام دهید انتخاب كنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:
1. Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یك پایگاه داده جدید ایجاد كنید.
2. access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسیار آسانتر می كند یك پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)
3. open an exiting file:با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را كه قبل ایجاد كرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز كنید.
4. از كادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را كه به تازگی برروی آن كار كرده اید باز كنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دكمه Cancel به محیط اكسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اكسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذكر است كه برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره كنید و اینگونه نیست كه بعد از پایان كار آنرا ذخیره كنید.
آشنایی با محیط كار:
محیط كار اكسس بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و كار با آن بسیار آسان است. حال به صورت كوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط كار می پردازیم:
1. میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال كار در این قسمت ثبت می شود و همچنین كنترل پنجره اكسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است كه شما بر محیط ویندوز و كنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست)
2. میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد. كنترل و ویرایش پایگاه داده می كنید. در زیر توضیح كوتاهی در مورد هر منو آمده است.
-
الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازكردن و بستن پایگاه داده. دریافت داده از سایر پایگاه داده ها. ذخیره داده ها. تغییر خصوصیات پایگاه داده. چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد كردن داده ها
-
پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده. تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.
-
ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده
-
ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های كمكی مختلف. تحلیل پایگاه داده. امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده
-
چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه كاری پایگاه داده
-
ح) Help (كمك): دسترسی به كمك مستقیم
3. میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد.
4. محوطه كاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده كار می كنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می كنید.
5. دستیار: این دستیار برای آن است كه شما سوالات احتمالی ممكن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممكن جواب شما را پیدا كند(البته به صورت انگلیسی)
6. میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به كاری كه انجام می دهید. نمایش داده می شود. و همچنین خطاها را مشاهده خواهید كرد.
توجه به این نكته ضروری است كه در بعضی مواقع كه امكان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.
در اینجا باید این نكته هم ذكر شود كه شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب كنید و هم از كلیدهای میانبر استفاده كنید. روش كار كلیدهای میانبر با استفاده از كلیدهای Ctrl و Alt و حرفی كه در هر فرمان زیر آن خط كشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا كنید. این قابلیت هنگامی مفید است كه شما در محیط اكسس بسیار ماهر شده اید كه دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.
آشنايي با کاربرد Access
اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است.
اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد.
شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.
شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد.
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.
شناسایی اصول کار با Menu Bar
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
شناسایی اصول کار با Toolbars
یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )
با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3
سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4
آموزش اصول طراحی پایگاه داده های Access بخش دهم
