آموزش اصول طراحی پایگاه داده های Access بخش اول

آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي

Field Size :

نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.

Text

Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.

• Format :

نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي‌كند فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:

Text:

Number,Autonumber,Currency :

Date/TimeYes/No

• Input Mask :

اين خصوصيت در پروژه های اکسس نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:
1. 0 : احتياج به عدد است
2. 9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
3. #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
4. L :احتياج به حرف است
5. ? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
6. A :احتياج به حرف يا عدد است
7. : a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
8. & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
9. C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
10. < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند
11. > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند
12. ! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
13. \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.

• Caption :

عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي‌باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم.

• Default Value :

ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي‌باشد.

• Validatin Rule :

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد.

• Validation Text :

درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)

• Required :

در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

• Allow Zero Length:

مشخص مي‌كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است يا خير.

Edit روي محيط Design

• • مراحل درج سطر Insert Rows
• • استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• • استفاده از ابزار Insert Rows
• • مراحل حذف سطر Delete Rows
• • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• • استفاده از ابزار Delete Rows
• • انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد

آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View

1- منو Format :

Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

2- طريقه وارد كردن داده‌ها روي ركورد:

2-1- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
2-2- استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
2-3- استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

3- طريقه حذف ركوردها:

3-1- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
3-2- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
3-3- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

4- اضافه كردن ركورد به جدول:

4-1- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
4-3- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
4-4- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record

5- نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

6- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

7- Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن

7-1- Search :
7-1-1- All
7-1-2- Up
7-1-3- Down

7-2- Match :

7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندي زير:

1. :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

8- Replase :جايگزين كردن

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد

9- Filter (صافي):

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.

انواع فيلترها

Filter by form (فيلتر شرطي)

اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)

2. Filter by selection (فيلتر بر اساس انتخاب)
3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
5. Filter For:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد.

نكته:

به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.
• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد