چگونه ركوردها را مرتب كنیم

بعد از اینكه داده‌ها را در یك پایگاه داده وارد كردید، می‌توانید با آنها كار كنید. یكی از مهمترین روش‌هایی كه پایگاه داده، با داده‌ها كار می‌كند مرتب سازی داده‌هاست: یعنی قرار دادن داده‌ها به ترتیب منطقی كه مشخص می‌كنید. برای مثال، ممكن است بخواهید پایگاه داده آدرس‌های خود را بر حسب شهر، كدپستی یا نام خانوادگی مرتب كنید. برای این كار از فرمان Sort استفاده می‌شود. مرتب سازی می‌تواند به ترتیب صعودی (از A تا Z یا 1 تا 10 ) و یا به ترتیب نزولی (از Z تا A یا از 10 تا 1 ) صورت گیرد. برای شروع، پایگاه داده مورد نظر را باز كنید.

 جدول را باز كنید  

در پنجره Database ، روی Tables در نوار Objects كلیك كنید و جدول مورد نظر را باز كنید(روی اسم جدول دابل كلیك كنید یا آن را انتخاب كنید و روی دكمه open كلیك كنید).

 فیلد مرتب سازی را انتخاب كنید  

روی عنوان ستون فیلدی كه می‌خواهید مرتب كنید كلیك كنید یا نقطه درج را در ستونی كه می‌خواهید مرتب كنید قرار دهید.

 از دكمه‌های مرتب سازی استفاده كنید  

برای مرتب كردن جدول به ترتیب صعودی (A-Z ) روی دكمه Ascending كلیك كنید و برای مرتب كردن جدول به ترتیب نزولی (Z-A) ، روی دكمه Sort Descending كلیك كنید.

 داده های مرتب شده را مشاهده كنید  

جدول بلافاصله مرتب می‌شود. بقیه فیلدها را در صورت لزوم، مرتب كنید. وقتی كه بعد از مرتب سازی، از جدول خارج می‌شوید، یك كادر از شما می‌پرسد كه آیا می‌خواهید تغییرات را ذخیره كنید. اگر بله، روی Yes كلیك كنید و اگر نمی‌خواهید كه این مرتب سازی دائمی باشد روی No كلیك كنید.

 مرتب سازی با استفاده از فیلدهای فرم  

با استفاده از یك فرم هم می‌توانید ركوردها را مرتب كنید. در پنجره Database ، Forms را انتخاب كنید و یكی از فرم‌ها را انتخاب كنید. روی فیلدی كه می‌خواهید برحسب آن مرتب كنید كلیك كنید.

 ترتیب مرتب سازی را مشخص كنید  

درست مانند مرحله 3 با كلیك كردن روی دكمه‌های Sort Ascending یا Sort Descending در نوار ابزار می‌توانید مرتب سازی كنید. و همچنانكه با استفاده از دكمه‌های جهتی در پائین فرم، حركت می‌كنید، ركوردها به ترتیب جدید ظاهر می‌شوند.

*توجه  *

 Field ركوردهای خاص

اگر بر حسب فیلدی مرتب سازی كنید كه در برخی از ركوردها، هیچ اطلاعاتی نداشته باشد، آن ركوردها بصورت خودكار(در مرتب سازی صعودی) ابتدا و یا (در مرتب سازی نزولی) در انتها مرتب می‌شوند.

نكته برای مرتب سازی

تغییر دادن ترتیب مرتب سازی یك جدول باعث نمی‌شود كه ترتیب مرتب سازی مربوطه در یك فرم، تغییر كند. اگر فرمی را با استفاده از جدولی كه ترتیب مرتب سازی دارد ایجاد كنید، این فرم بصورت خودكار، ترتیب مرتب سازی آن جدول را به خود می‌گیرد.

مرتب سازی در دید Datasheet

در دید Datasheet هم می‌توانید یك فرم را مرتب سازی كنید. از منوی View ، گزینه Datasheet View را انتخاب كنید. دید Datasheet فرم، نه تنها مانند جدول مرحله 2 به نظر می‌رسد، بلكه به همان صورت نیز مرتب سازی می‌شود. بعد از انتخاب ستون مورد نظر برای مرتب سازی، روی دكمه Sort Ascending یا Sort Descending كلیك كنید.