دوره آموزشی آیین نگارش

گزارش و گزارش نویسی در امور اداری :

گزارش عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته درباره اقدامات و رویدادهای زمان قبل، یا وضعیت موجود، یا رویدادهای
احتمالی آینده که بر مبنای آن ، گیرنده گزارش می تواند تصمیمات آگاهانه ای اتخاذ کند.
مصرف کننده یا مخاطب گزارش براساس این تعریف= تصمیم گیرندگان هستند
گاهی مخاطبان گزارش صرفا برای آگاهی، از گزارش استفاده می کنند که گزارش، بیشتر جنبه اطلاع رسانی پیدا می کند. به لحاظ
اداری مهم ترین کاربرد گزارش تاثیر آن بر روی تصمیم گیری است.
واژه سازمان یافته بر انسجام اطلاعات دلالت می کند.
انواع گزارش با معیارهای مختلف :
-1 انواع گزارش بر حسب شیوه ارائه گزارش :
الف- شفاهی 2- کتبی
-2 انواع گزارش بر حسب تعداد تهیه کنندگان:
الف- فردی
ب- جمعی یا گروهی
که این نوع گزارش عمدتا مخصوص گزارش کتبی است.
-3 انواع گزارش بر حسب حجم:
الف- گزارش کوتاه = تا 01 صفحه
ب- گزارش بلند= بیش از 01 صفحه
-4 انواع گزارش بر حسب دوره انتشار:
الف- گزارش ادواری = در دوره زمانی مشخص ) روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، فصلی ، شش ماهه ، سالانه (
ب- گزارش موردی یا مقطعی = در زمان های خاص
-5 انواع گزارش بر حسب مخاطبان :
الف- گزارش به هم ردیفان
ب- گزارش به کارکنان
د- گزارش به رسانه ها
ه – گزارش به نهادهای نظارتی ) دیوان محاسبات ، حسابرسان مستقل ، سازمان حسابرسی ، دیوان عالی کشور، سازمان بازرسی و
.....(، قضات
و- گزارش به عامه مردم ) نماز جمعه ، جشن عمومی و سخنرانیهای عمومی و .....(، ورزشکاران ، مخاطب خاص ، دانشجویان
-6 انواع گزارش بر حسب میزان دسترسی:
الف- عادی
ب- محرمانه : محرمانه خیلی محرمانه سری کاملا سری
- چند روش برای طبقه بندی انواع گزارش وجود دارد؟
- گزارش را چگونه می توان طبقه بندی کرد؟
-7 انواع گزارش بر حسب موضوع و هدف :
الف- گزارش اطلاعی = صرفا ارائه اطلاعات
ب- گزارش تحقیقی= بررسی علت ها و روابط بین عوامل
ج- گزارش تحلیلی= جزء جزء کردن موضوع
-8 انواع گزارش بر حسب محورهای تخصصی ) یک محور معین(
الف- گزارش مالی
ب- گزارش امور رفاهی
ج- گزارش ورزشی
د- گزارش سیاسی
................................
اصول ناظر در خواست و تهیه گزارش:
) هر دو گروه درخواست کننده و تهیه کننده باید به آن توجه کنند(
-0 شفاف کردن موضوع گزارش ) عنوان ، شفافیت ، جامعیت و سادگی در کل گزارش(
کوتاه یا بلند
اندازه کاغذ
-2 تعین معیارهای کمی گزارش ) ابعاد ، حجم ، مهلت ، تعداد نسخه ها (
-3 شناسایی مخاطبان یا استفاده کنندگان ) تا حد ممکن( ) اگر از طرف درخواست کننده مشخص نشده بود، باید بپرسیم (
-4 کاربرد گزارش)برای تصمیم گیری ، برای اطلاع رسانی و ...(
-5 سطح دسترسی گزارش ) باید بدانیم این گزارش عادی است یا محرمانه و یا ...( ) در معرض دید عموم قرار بگیرد یا نه ( )
درباره اش صحبت کنیم یا نه (